部门职责

办公室工作职责

1、协助馆领导处理馆内日常行政事务,组织拟订馆内工作制度,协调全馆工作;以馆的名义发布通知、通告等;负责馆印章管理;

2、负责各类文件、通知的收发、呈送、传阅、督办和立卷归档工作;负责馆内报刊、资料、信件的订购、收发工作;

3、负责各类办公用品、办公家具、档案装具、用具的定制及购买;

4、负责档案宣传工作,协助馆领导做好外发稿件的审核与发布,做好档案馆网站等媒体的内容更新等工作;负责组织全馆信息的采集、汇总、统计及上报工作;

5、协助馆领导组织全馆性活动,组织安排有关会议,对重要会议作好记录,形成纪要;负责馆长会议决策事项的督办和落实;协助馆领导做好对外联系和接待工作;

6、协助馆长做好馆内人事管理工作,包括年度考核、人员招聘、岗位聘任、聘用、校内津贴分配、绩效发放、离退休人员的联系、慰问、信访等工作;

7、协助馆长做好部门年度预算申报、各项经费的使用管理及报销等财务工作;

8、协助馆领导完成高校档案协会工作,省直单位档案工作协作组各项工作;

9、负责馆内学生助理的管理工作;

10、业务工作:负责新增实物档案的接收及整理工作;

11、完成馆领导交办的其他工作任务。

监督指导部工作职责

1、制定、完善并负责执行综合类档案管理业务规范及收集指导、培训考核等规章制度;

2、负责对全校各单位的档案工作法律法规执行情况进行监督与检查,做好档案法制宣传,全面推进依法治档;

3、执行部门立卷制度,做好对全校各立卷单位及其档案员的业务指导和培训、考核管理工作;

4、负责对全校各类纸质档案、电子档案和相关数据的收集、接收、分类、编目、统计等工作,实施纸质与电子文件双轨制归档,并做好向管理利用部安全移交的工作;

5、做好各类涉密档案的立卷指导、安全移交工作;

6、负责开展对校内重大活动、重要项目档案的收集整理工作;负责开展名人档案的征集及整理工作;

7、配合信息技术部,完善文书科技档案管理系统和预立卷系统的开发和应用;

8、负责声像类档案的收集、整理工作;

9、完成馆领导交办的其他各项任务。

管理利用部工作职责

1、制定、完善并负责执行馆藏综合类档案的保管、借阅、统计、鉴定、销毁和库房管理的规章制度;

2、负责馆藏综合类档案实体消毒灭菌、排架入库、统计登录等工作;协助馆领导开展馆藏档案的数字化工作,负责做好档案出入库登记和检查工作;

3、负责做好档案库房日常管理和定期安防检查;负责落实档案实体“八防”、库房温湿系统、门禁系统、视频监控系统等档案安全保管、保护工作,维护和确保馆藏档案实体的完整与安全;

4、负责编制检索工具,提高查准率,做好综合门类档案的利用和服务工作;负责做好入库涉密档案的安全保管和安全利用,杜绝失泄密事件的发生;

5、负责馆藏综合类档案的定期清点、盘查;负责做好档案开放和保管期满档案的鉴定、销毁工作;负责做好馆藏珍贵档案、濒危档案的抢救、修复工作;

6、负责档案基础数据汇编、续编等基础编研工作;积极开展档案信息资源开发工作;

7、配合信息技术部,做好综合类档案对外利用平台的研发需求工作;

8、完成馆领导交办的其他各项任务。

信息技术部工作职责

1、负责制定和完善中山大学电子文档归档、电子文件元数据、档案信息采集、整合和安全管理等方面的各类标准与制度;

2、负责档案信息化工作,协助馆领导拟定数字档案馆建设规划,并负责贯彻和分步实施;

3、负责全馆各类应用系统的开发、维护和完善工作,确保综合档案管理系统、教工人事档案管理系统、学生人事档案管理系统及各类应用系统等的正常运行与安全维护;

4、负责各类档案数据库的日常管理、维护及利用工作;协助做好涉密档案数据库的安全与保密工作,确保涉密数据与校园网物理隔离;负责档案数据安全备份及异地保管工作;

5、协助监督指导部做好电子文件归档;协助馆领导做好馆藏档案的数字化工作,负责档案数据检查、挂接及安全管控;与馆内有关科室合作,共同参与各类专题的档案信息编研工作,积极开展档案信息资源开发;

6、提供部门预立卷系统、电子文件归档等业务培训的技术指导与支持;负责馆内工作人员计算机应用的培训指导和技术支持;

7、负责全馆各类电子设备(包括计算机、服务器、网络设备、大图机、打印机等)的采购、管理、维护、报废及机房的管理工作,确保主机房安全与各类服务器的正常运行;

8、与馆办公室协作,共同做好档案馆主页、微博、微信、中山大学历史文化展示平台的维护、运行和内容更新工作;

9、协助馆领导做好档案工作理论与技术的科研管理工作;

10、完成馆领导交办的其他各项任务。

校史编研部工作职责

1、负责建立校史编研方面的规章制度,校史编研工作的规范化和科学化;

2、拟定校史编研工作计划、总结、预算等;

3、组织开展校史资料的征集、整理、考证和编研工作;

4、负责校史研究的组织、协调;研究成果的编辑出版;

5、开展各类专题、各种形式的校史文化的宣传、推广和交流工作;

6、完成馆领导交办的其他任务。