归档要求

        归档要求参照中大档案[2014]3号文,《中山大学档案管理办法》(下称办法)中相关规定执行。以下为办法中相关规定章节摘录,办法的全部内容详见档案法规>>归档制度。

 

中山大学档案管理办法

第五章  档案的收集与归档

       第十六条 学校实施纸质档案材料和电子档案材料同步归档的管理制度。学校所属机构分管档案工作的负责人应将文件材料归档工作纳入自己的职责范围,督促检查本部门专(兼)职档案员做到每项重要的教学、科研、管理、社会服务等工作,都有完整、准确、系统的纸质文件材料和电子文件材料归档保存。

       第十七条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的归档制度。由立卷人按纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,加以系统整理,编排页号或件号,制作目录,在学校档案管理系统进行信息著录、电子文件上传,交本部门专(兼)职档案员检查后向档案馆移交。

       第十八条 部门立卷归档分工为:全校性、综合性的材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档,其余均按职能部门分工负责相应门类材料的立卷归档。立卷归档涉及多个部门的材料由文件的主办部门归档,其他部门协办。学校或校内单位组织承办的重要会议和重大活动所形成的材料,由会议或活动的承担部门及时移交学校档案馆。

       第十九条 归档类别及主要内容:

       (一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料;

       (二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料;

       (三)学生人事类:主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等;

       (四)教学类:主要包括学校在教学管理、教学实践和教学研究等活动过程中形成,有关教学综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面的文件材料;

       (五)科研类:主要包括学校在科研管理和科研实践活动过程中形成的,有关科研综合管理,研究课题科研准备、研究试验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面的文件材料;

       (六)基本建设类:主要包括学校在基建管理和项目建设过程中形成的,有关基建综合管理;基建项目的可行性研究文件、设计文件、监理文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、项目结算文件、器材管理、现场声像材料等方面资料;

       (七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在 10 万元以上)的全套随机技术文件以及在论证、采购、验收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料;

       (八)产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等;

       (九)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及学校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等;

       (十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料;

       (十一)财会类:主要包括学校财务工作管理和会计核算活动中形成的,有关财务综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等方面的资料;

       (十二)声像类:主要包括学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、微缩胶片、光盘等声像载体材料;

       (十三)实物类:主要包括部省级以上领导,名人等的题词、印章、字(书)画、礼(纪念)品,及非科研类奖状等实物;

       (十四)人物类:主要包括中大名人、名师、历任校长、书记;教学、科研、医疗等骨干人员;中大已故或去向不明人员档案材料;

       (十五)教职工人事类:主要包括学校教职工个人经历和从事教育、科研及学校管理等社会实践的记录,如:履历表、职工登记表、自传;入职、调动、外出进修学习时的鉴定、成绩表;任免、考核、考绩、晋升技术职务、学位、转正定级、调资级别、入党、入团材料、奖励处分等材料;

       第二十条 各类文件材料的归档范围和保管期限,按《中山大学档案归档范围与保管期限表》执行。

       第二十一条 学校所属机构立卷归档的文件材料,应符合下列要求:

       (一)归档的文件材料要齐全完整,破损文件应予修复;

       (二)归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行;

       (三)档案著录按照中华人民共和国档案行业标准《档案著录规则》(DA/T 18-1999)执行。

       第二十二条 归档时间及手续:

       (一)学校机关各部、处、室等按年度归档的部门形成的文件材料,应在次年5月底以前归档;

       (二)各学院、直属系等能按教学年度归档的部门形成的文件材料,原则上应在次学年度的11月底以前归档;

       (三)学校科研和专题性、成套性档案应当在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成通过鉴定验收后三个月内归档;

       (四)重大活动档案应在活动结束后一个月内归档;

       (五)人事档案材料在材料形成之日起一个月内归档;

       (六)移交档案必须履行相关手续,填写文件目录和移交清单,一式两份,写明移交内容、移交数量、移交时间,交接双方必须签名盖章;

       (七)随时接收上级规定应接收的档案。

       第二十三条 学校重要基建工程、重要修缮项目、重大科研成果和重大设备采购等项目验收、鉴定前,由业务主管部门牵头,档案馆配合,对项目进行档案验收。未经档案验收或验收不合格的,不得安排工程竣工、课题结题验收、鉴定和报(评)奖工作。

       第二十四条 本校与其它单位分工协作完成的项目,由主办单位保存一整套档案,协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外,应将复制件送主办单位保存。

       第二十五条 个人在其从事教学、科研、管理、社会服务等职务活动中形成的各种载体的材料,应当按照规定向档案馆移交,集中管理,任何人不得以任何借口拖延或据为己有。

       个人在非职务活动中形成的重要文件材料,学校档案部门可通过征集、代管等形式进行管理,对于个人向档案馆捐赠有价值档案的,学校予以表彰。

       第二十六条 学校领导和学校所属机构干部调离、提拔或退休时,应主动将其应归档的文件材料移交本部门的专(兼)职档案员归档,不得擅自销毁应归档的文件材料。本部门档案工作负责人或(专)兼职档案员也应主动提请其清理所保存的文件材料归档,以维护学校历史记录的完整、系统。

       第二十七条 档案馆应积极开展向国(境)内外征集与本校有关的各种档案和校史文献、文物的工作。