《中山大学档案管理办法》(2014)

中山大学关于印发《中山大学档案管理办法》的通知

中大档案〔2014〕3号

校机关各部、处、室,各学院、直属系,各直属单位,各附属单位,后勤集团,产业集团,各有关科研机构:

        为适应档案工作新形势需要,进一步促进我校档案管理的标准化、规范化,学校依据教育部、国家档案局共同颁发的27号令《高等学校档案管理办法》,结合我校实际情况,对《中山大学档案工作规定》(中大[1995]053号)进行了修订,形成《中山大学档案管理办法》,现予以公布实施,原办法同时废止。

        特此通知,请遵照执行。

                                                   中山大学

2014年6月6日

 

中山大学档案管理办法

第一章  总  则

        第一条 为了进一步加强学校档案工作,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)及其实施办法、《高等学校档案管理办法》等文件精神,结合学校实际,特制定本办法。

        第二条 本办法所称的档案,是指学校从事教学、科研、管理、社会服务等活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

        第三条 档案工作是办好学校的一项重要基础工作,学校要把档案工作纳入总体发展规划和年度计划,加强对档案工作的领导,保证人员编制、档案用房、档案设施、档案安全和档案经费的落实。

        第四条 档案工作实行统一领导、集中管理原则,维护档案完整与安全,便于学校和社会的利用。

        第五条 学校机关各部、处、室,各学院、直属系,各直属单位,各附属医院(单位),后勤集团、产业集团、各有关科研机构(以下统称学校所属机构)在档案工作中应做到“三纳入”、“四同步”,即:将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划、纳入考核管理机制、纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。

        第六条 学校档案工作由学校校长领导,其主要职责是:

        (一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,主持审定批准学校档案工作规章制度;

        (二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

        (三)建立健全与学校办学规模相适应的档案馆,落实人员编制、档案用房、发展档案事业所需设备以及经费;

        (四)研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题;

        分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章  机构和职责

        第七条 学校根据国家有关文件精神,设立档案馆,为正处级建制。学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用学校档案的专门机构。其主要职责是:

        (一)贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

        (二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

        (三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计和保管学校的各类档案及有关资料,并对学校各部门的档案工作进行指导、监督和检查;

       (四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

       (五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

       (六)开展档案的开放和利用工作;

       (七)开展学校档案工作人员的业务培训;

       (八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

       (九)开展国内外档案学术研究和交流活动;

       (十)创造条件,创设爱国主义教育基地。

       第八条 学校所属机构可根据实际需要,经学校批准设立档案分馆,管理本部门档案,业务上接受学校档案馆的监督指导,并定期向学校档案馆移交档案,其主要职责是:

       (一)组织本部门人员学习贯彻档案工作的法律法规和方针政策;

       (二)根据本部门的档案工作量,配备相应专(兼)职档案员,并将有关档案设备、装具及档案业务培训等所需经费列入本部门的年度预算;

       (三)根据档案工作的有关规定,负责接收、整理、鉴定、统计、保管和利用本部门的各类档案;

       (四)不断提高档案管理水平和服务利用水平;

       (五)配合学校档案馆开展相关工作。

第三章  人员及岗位职责

       第九条 学校档案馆馆长的主要职责是:

       (一)主持档案馆全面工作;

       (二)组织档案人员宣传、贯彻落实党和国家相关法律法规和方针政策,并组织制定、实施学校档案各项规章制度;

       (三)负责协调全馆的各项工作,明确馆内各科室工作职责,充分发挥各科室人员的积极性和创造性;

       (四)加强学校档案队伍建设,组织专(兼)职档案人员的业务培训,积极开展学术研究和对外业务交流活动;

       (五)负责组织对全校各单位档案工作进行监督指导并检查执行情况;

       (六)及时解决档案工作及其人员的困难和问题。

       第十条 学校所属机构分管档案工作负责人的主要职责是:

       (一)组织本部门人员学习党和国家关于档案工作的法律法规和方针政策,执行学校档案工作规章制度;

       (二)配备具有较好政治、业务素质的专(兼)职档案员,并保持相对稳定,将立卷归档工作作为检查、考核其工作业绩的重要依据;

       (三)督促本单位工作人员注意平时文件材料的形成积累,积极配合专(兼)职档案员的归档工作;

       (四)监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收的全过程;

       (五)负责本单位档案材料的安全和管理工作,协助学校档案馆对本单位形成的已到保管期限的档案进行鉴定工作。

       第十一条 专职档案员的主要职责是:

       (一)热爱本职工作,严格执行党和国家有关档案工作的法律法规、方针政策和学校档案规章制度,确保本校档案的完整与安全;

       (二)主动做好档案的接收、整理、保管、利用、统计、宣传和编研工作,积极提出改进工作的意见和建议;

       (三)加强与兼职档案员的联系,做好业务指导、监督和培训工作,确保部门立卷质量;

       (四)熟悉馆藏,为利用者提供快捷、有效的服务,服务态度好;

       (五)积极开展档案宣传和利用者教育活动,认真做好档案专业学生来馆实习的指导工作。

       第十二条 兼职档案员的主要职责是:

       (一)贯彻落实国家关于档案工作的法律法规、方针政策和本校有关规定,制定本部门档案工作计划;

       (二)做好本部门文件材料的收集工作,坚持平时预立卷;

       (三)将需要归档的文件组卷装订,做到合乎要求、编目清楚、标题准确、装订整齐,相应的信息录入档案管理系统,信息完整、著录规范、并及时向档案馆移交;

       (四)做好本部门文件材料的分类、组卷、编目、登记、保管、利用等工作;

       (五)加强与档案馆的联系,积极提出改进工作的意见和建议;

       (六)及时向本单位分管档案工作负责人汇报工作,本单位有关工作人员工作变动时,要督促其做好文件材料的交接工作。

第四章  条件保障

       第十三条 学校档案事业所需经费,列入学校预算,单列专款由档案馆统筹安排。与档案工作有关的职能部门,应在其切块经费中调拨一定数额作为购置档案装具、设备费用;用于保存独立核算部门的档案设备,应在其设备费用中提取支付。

       第十四条 学校应当为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案用房,对不适应档案事业发展需要或不符合档案保管要求的,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

       第十五条 学校有计划地为档案馆配置档案管理现代化、服务网络化的设备设施,加快数字档案馆建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第五章  档案的收集与归档

       第十六条 学校实施纸质档案材料和电子档案材料同步归档的管理制度。学校所属机构分管档案工作的负责人应将文件材料归档工作纳入自己的职责范围,督促检查本部门专(兼)职档案员做到每项重要的教学、科研、管理、社会服务等工作,都有完整、准确、系统的纸质文件材料和电子文件材料归档保存。

       第十七条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的归档制度。由立卷人按纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,加以系统整理,编排页号或件号,制作目录,在学校档案管理系统进行信息著录、电子文件上传,交本部门专(兼)职档案员检查后向档案馆移交。

       第十八条 部门立卷归档分工为:全校性、综合性的材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档,其余均按职能部门分工负责相应门类材料的立卷归档。立卷归档涉及多个部门的材料由文件的主办部门归档,其他部门协办。学校或校内单位组织承办的重要会议和重大活动所形成的材料,由会议或活动的承担部门及时移交学校档案馆。

       第十九条 归档类别及主要内容:

       (一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料;

       (二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料;

       (三)学生人事类:主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等;

       (四)教学类:主要包括学校在教学管理、教学实践和教学研究等活动过程中形成,有关教学综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面的文件材料;

       (五)科研类:主要包括学校在科研管理和科研实践活动过程中形成的,有关科研综合管理,研究课题科研准备、研究试验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面的文件材料;

       (六)基本建设类:主要包括学校在基建管理和项目建设过程中形成的,有关基建综合管理;基建项目的可行性研究文件、设计文件、监理文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、项目结算文件、器材管理、现场声像材料等方面资料;

       (七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在 10 万元以上)的全套随机技术文件以及在论证、采购、验收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料;

       (八)产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等;

       (九)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及学校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等;

       (十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料;

       (十一)财会类:主要包括学校财务工作管理和会计核算活动中形成的,有关财务综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等方面的资料;

       (十二)声像类:主要包括学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、微缩胶片、光盘等声像载体材料;

       (十三)实物类:主要包括部省级以上领导,名人等的题词、印章、字(书)画、礼(纪念)品,及非科研类奖状等实物;

       (十四)人物类:主要包括中大名人、名师、历任校长、书记;教学、科研、医疗等骨干人员;中大已故或去向不明人员档案材料;

       (十五)教职工人事类:主要包括学校教职工个人经历和从事教育、科研及学校管理等社会实践的记录,如:履历表、职工登记表、自传;入职、调动、外出进修学习时的鉴定、成绩表;任免、考核、考绩、晋升技术职务、学位、转正定级、调资级别、入党、入团材料、奖励处分等材料;

       第二十条 各类文件材料的归档范围和保管期限,按《中山大学档案归档范围与保管期限表》执行。

       第二十一条 学校所属机构立卷归档的文件材料,应符合下列要求:

       (一)归档的文件材料要齐全完整,破损文件应予修复;

       (二)归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行;

       (三)档案著录按照中华人民共和国档案行业标准《档案著录规则》(DA/T 18-1999)执行。

       第二十二条 归档时间及手续:

       (一)学校机关各部、处、室等按年度归档的部门形成的文件材料,应在次年5月底以前归档;

       (二)各学院、直属系等能按教学年度归档的部门形成的文件材料,原则上应在次学年度的11月底以前归档;

       (三)学校科研和专题性、成套性档案应当在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成通过鉴定验收后三个月内归档;

       (四)重大活动档案应在活动结束后一个月内归档;

       (五)人事档案材料在材料形成之日起一个月内归档;

       (六)移交档案必须履行相关手续,填写文件目录和移交清单,一式两份,写明移交内容、移交数量、移交时间,交接双方必须签名盖章;

       (七)随时接收上级规定应接收的档案。

       第二十三条 学校重要基建工程、重要修缮项目、重大科研成果和重大设备采购等项目验收、鉴定前,由业务主管部门牵头,档案馆配合,对项目进行档案验收。未经档案验收或验收不合格的,不得安排工程竣工、课题结题验收、鉴定和报(评)奖工作。

       第二十四条 本校与其它单位分工协作完成的项目,由主办单位保存一整套档案,协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外,应将复制件送主办单位保存。

       第二十五条 个人在其从事教学、科研、管理、社会服务等职务活动中形成的各种载体的材料,应当按照规定向档案馆移交,集中管理,任何人不得以任何借口拖延或据为己有。

       个人在非职务活动中形成的重要文件材料,学校档案部门可通过征集、代管等形式进行管理,对于个人向档案馆捐赠有价值档案的,学校予以表彰。

       第二十六条 学校领导和学校所属机构干部调离、提拔或退休时,应主动将其应归档的文件材料移交本部门的专(兼)职档案员归档,不得擅自销毁应归档的文件材料。本部门档案工作负责人或(专)兼职档案员也应主动提请其清理所保存的文件材料归档,以维护学校历史记录的完整、系统。

       第二十七条 档案馆应积极开展向国(境)内外征集与本校有关的各种档案和校史文献、文物的工作。

第六章  档案的管理

       第二十八条 档案馆根据《中山大学档案实体分类法》对馆藏档案进行分类、编号、排列上架,编制检索工具;根据档案的保密程度确定不同的利用范围,建立档案借阅和审批制度,做好档案的利用效果登记。

       第二十九条 档案馆应及时研究、改进档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案,应及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。要建立和健全库房管理制度,落实防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防磁、防高温、防强光等措施,控制库房温湿度,确保档案安全。

       第三十条 档案馆要建立档案统计、检查制度,定期对档案的接收、整理、保管、利用和馆内各种数据情况进行检查和统计;并按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

       第三十一条 档案馆要组织做好档案鉴定工作,对保管期限已满及已达到开放期限的档案进行鉴定,提出销毁、开放或延长保管期限的意见。凡需销毁的档案,应征得有关部门的同意,编制清册,报主管校领导审批。应销毁档案由广东省保密局派专人专车上门接收,由广东省保密局具体实施销毁处理。未经鉴定和批准,任何人不得销毁档案。

       第三十二条 档案是学校信息资源的重要组成部分。档案馆要不断改进和完善管理工作,推进档案信息化建设,加快档案信息化基础设施建设,加强电子文件归档和电子档案的规范化管理,推动数字档案馆建设,以实现档案实体的保护和档案信息资源共享。

第七章  档案的利用

       第三十三条 档案馆工作人员要熟悉馆藏,主动提供利用,当好学校领导、有关部门的参谋和助手,积极发挥档案的信息功能,提高档案利用率。

       第三十四条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。凡需利用馆藏档案者,均应按规定办理相关手续。加盖档案证明章的档案复制件,与原件具有同等效力。

       第三十五条 利用档案要遵循如下原则:

       (一)向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先使用权,并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,档案馆应予以维护;

       (二)凡持有合法证明的单位和个人,在注明利用档案的目的和范围后,可按规定查阅利用档案;

       (三)档案馆应当为学校和社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用;

       (四)境外组织或个人利用学校档案的,应按国家有关规定办理;

       第三十六条 学校馆藏档案属下列情况之一者不予开放:

       (一)涉及党和国家秘密的;

       (二)涉及专利或技术秘密的;

       (三)涉及个人隐私的;

       (四)档案形成部门规定限制利用的。

       第三十七条 利用档案中涉及未公开的技术问题,须经档案形成单位或本人同意,必要时报请校领导审查批准;涉及重大问题或者国家秘密的,应经学校保密办公室负责人批准。

       第三十八条 对于重要的、珍贵的档案和资料,一般不得提供原件使用,如特殊需要,须经档案馆馆长批准。

       第三十九条 档案馆应根据学校和社会需要,有计划、有步骤地做好档案资料编研工作,为学校的教学、科研、管理和领导决策提供有价值的参考资料。

第八章  奖励与处罚

       第四十条 根据学校的考核制度和档案人员岗位职责,对学校所属机构的档案工作进行定期检查和评比,检查结果纳入部门工作、部门领导及专(兼)职档案员的年度考核内容,对出色完成工作任务的部门给予表彰奖励;对没有完成归档任务或造成档案损失的部门和责任人视情节轻重,根据有关规定给予教育或处分。

       第四十一条 有下列事迹之一的单位和个人,由学校给予表彰:

       (一)在档案的收集、整理、提供利用中做出显著成绩的;

       (二)在档案的保护和现代化管理中做出显著成绩的;

       (三)在档案学及档案史料研究中做出重要贡献的;

       (四)将重要的或珍贵的档案捐赠给学校档案部门的;

       (五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

       第四十二条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,应按照《中华人民共和国档案法实施办法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》(国家档案局令第30号令)规定的程序和处理方法予以处分。

       第四十三条 有下列行为之一的,学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任:

       (一)损毁、丢失档案的;

       (二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布、销毁档案的;

       (三)涂改、伪造档案的;

       (四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

       (五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

       (六)对于未经档案验收或者验收不合格的重点基建工程和重大科研项目进行竣工验收、鉴定的;

       (七)玩忽职守,明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

       (八)其他违反档案法律法规和学校有关档案管理规章制度的行为。

第九章  附  则

       第四十四条 本办法由档案馆负责解释。

       第四十五条 本办法自发布之日起施行。原有关规定与此办法不一致的,按本办法执行。

                                                                                                                            

中山大学校长办公室        主动公开         2014年6月26日印发