档案馆关于开展2015年度归档工作的通知

档案[2015]09号

档案馆关于开展2015年度归档工作的通知

校内各部、处、室,学院、直属系、所、中心,直属单位,后勤集团,产业集团,附属医院:

        档案真实地记录学校发展历程,保存学校历史记忆,服务学校中心工作,是学校的宝贵财富。为确保学校档案及时、完整归档,根据《高等学校档案管理办法》和《中山大学档案管理办法》相关规定,档案馆将开展2015年度学校综合档案归档工作,现就有关事项通知如下:

一、归档范围

        1、凡本单位在2014年1月1日至12月31日工作活动中直接形成的,能反映本单位工作和活动的,具有一定保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料。

        2、以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗、徽章等(省级以上)及校际交流中具有保存价值的实物档案。

        3、各单位立卷归档的具体范围参见《中山大学档案归档范围和保管期限表》(附件2)。

二、归档要求

        1、各单位应高度重视立卷归档工作,档案工作负责人要安排、督促本单位工作人员将应归档的各种材料收集齐全,整理立卷后及时归档。

        2、立卷归档的材料应提供原件,凡不符合整理规范文件材料,须按要求进行整改后向档案馆移交,移送的文件材料要求字迹清楚、用纸规范。

        3、学校党办、校办盖章印发的红头文件(函件),由党办、校办统一收集归档;其他单位盖章印发的重要文件(函件)由各单位收集归档。

三、归档方式

        办理移交时,须有《中山大学归档文件清单》和《中山大学档案移交目录表》,实物类档案请填写《实物档案移交目录表》(见附件1);并提前发送电子版给档案馆相关联系人。

四、归档时间

        5月31日以前

五、联系方式

联系人

归档类别或单位

联系电话

QQ

赵丽萍

党群、行政、外事、科研类

39332247

513848055

刘惠源

教学、设备、产品、出版类

39332248

1274644757

冉静

基建、财会类

39332247

310944151

陆炜斌

声像类

39336326

248317434

李林悦

实物类

39332250

47218270

刘莉

医学部办公室、医学教务处

医学科学处、医院管理处

87331576

305140618

 

         各单位在归档过程中如有任何问题或疑问,欢迎联系我们。中大兼职档案员QQ群:206271667。

 

附件1:归档表格(附件请加中大兼职档案员QQ群群下载)

附件2:归档范围与保管期限表(附件请加中大兼职档案员QQ群群下载)

档案馆

                         2015年4月15日

 (联系人:许凌,联系电话:39332248)