致2015届毕业生的一封信

致2015届毕业生的一封信

各位即将毕业的同学们:

        又到了鸟语花香、燕飞草长的季节,校园里尽是来回奔波、穿梭于各招聘场合的身影。或许你们不曾留意,有这么一份档案,静静地躺在档案馆的某一个铁柜中,如实地记录着你们的方方面面、点点滴滴,和你们一起,经历着择业、就业的酸甜苦辣,而后,伴随着你们的一生。它,就是学生人事档案。

        人事档案作为记录个人学习经历、工作经历、考核奖惩、思想政治状况等内容的文件材料,在就业、职称评定、婚育证明、转正定级、各种政审、办理养老等社会保险,以及开具出国、考研有关证明等方面发挥着凭证、依据和参考的作用。可以说,伴随着我国人事制度改革的深入发展、人事档案管理模式的改变,人事档案的重要性不仅没有被削弱,相反在个人权益保障方面,还起着举足轻重的作用。

        对于高校的应届毕业生来说,学生档案更见证了你们人生中至关重要的历史时刻。每年国家公务员、企事业单位考录期间,都有大批用人单位的人事工作者前往各高校查阅毕业生的档案,他们很看重学生在学期间德、智、体等方面的记录,一丝不苟地从档案材料中捕捉相关信息,以此作为参考来决定对学生录用与否。学生档案作为人事档案的重要组成部分,在大学生择业时,它是大学生人生中的第一份客观公正的履历,是用人单位重要的参考信息;作为应届毕业生的你们,尤其应该关心自己的档案,免得将来有不必要的麻烦。

        为了同学们毕业后顺利地办理入职手续,转正定级,下面我们为大家说明毕业生档案转递的常见问题:

        一、学生档案室的位置

        广州大学城中山大学东校区行政楼A401,电话:39332241。

        二、档案的去向及办理流程

        1.升学。升学外校的毕业生,应尽快将《调档函》和《政审材料》(又称《思想政治鉴定》、《在校期间表现》或《复审表》等)交到学生档案室;校内升学的毕业生不需要到我室上交《调档函》,《复审表》直接交到升学的院系即可。

        2.博士后。读博士后的毕业生,应尽快将《博士后调档函》交到学生档案室。

        3.就业。已就业的毕业生档案,我们严格根据《就业通知书》(即《报到证》的白联)和学校就业指导中心提供的派遣方案寄送。《就业通知书》一般由就业指导中心统一发给院系辅导员,由辅导员统一提交档案室办理寄档。毕业生自行领取《就业通知书》的,应尽快将其白联交到学生档案室。想办理改派的毕业生,应联系学校就业指导中心办理,学生档案室不负责档案去向的改动。

        4.出国。出国毕业生的档案,一般根据《就业通知书》寄送。无《就业通知书》的毕业生,应主动向学生档案室提供生源地的《调档函》。

        5.档案的转递途径

        (1)档案接收单位为广州市市属单位的,我们统一将档案送到广州市高校毕业生就业指导中心(简称“市高指”),由市高指将毕业生档案下发到各单位。地址:广州市天河区天河路198号(精典大厦7楼)。电话:85598799,85598396。

        (2)办理暂缓就业的毕业生档案,我们根据《暂缓就业协议》,统一将档案送到广东省高校毕业生就业指导中心(简称“省高指”),由省高指免费保管2年。地址:广州市农林下路72号(省教育厅隔壁)。电话:37626987,37627806。

        (3)除市高指和省高指,其它档案的承寄方均为广东省机要通信局。地址:广州市农林下路12号大院。电话:87751332。但该单位一般不受理电话查询档案的去向,应先在学生档案室复印《交寄单》后,再前往该局查询。

        请同学们务必重视自己档案的去向。一些毕业生没有及时关心自己档案的转递情况,以致毕业若干年后,才发现档案去向不明。我们寄出每一份档案,都保存着承寄单位的签收单据,而这些单据在一年之内,都可以在承寄单位查到档案的签收情况,但是一年之后,这些单据往往会被承寄单位销毁,以致无据可查。

        每年8月份之后,毕业生可在离校系统上查询自己的档案去向。同学们毕业后两三个月内,如果相关单位没有收到档案的,要及时跟学校联系。

       三、档案寄送单位和地址的填写

        由于学生档案属于机要文件,对机要信封的填写要求较高,同学们在网上填写档案接收单位的地址时,应请注意以下几点:

        1.明确档案接收单位的是否具备人事档案接收权。无人事档案接收权的单位,档案承寄方不予投递档案,容易造成档案的遗失。

        2.毕业生填写《就业协议》时应注意:

        (1)向派遣单位咨询清楚“档案接收单位”如何填写。

        (2)“档案接收单位”不得使用简称。

        (3)“详细地址”必须填写完整到:省、市、县(区)、路。

        最后,我们愿同学们在将来继续秉承中山先生“博学、审问、慎思、明辨、笃行”的校训,自强不息,在人生的道路上创造辉煌的成就。

 2015年4月7日

                                      档案馆