医科综合档案利用指引

        医科综合档案包括两校合并( 2001年)前原中山医科大学的党群、行政、教学、外事、财会、名人、出版、基建、设备、科研等各类档案。两校合并后的医科科研档案、医科出版类档案、医科类学生人事档案以及部分财会、教学档案均归为医科档案类。医科档案包括的内容及查阅手续和查阅要求分列如下:

一、查阅内容: 

(一)党群、行政、外事档案类 

1、党群类:1949年以来中山医科大学校党委(党总支)及各部门工作计划、总结;干部任免、历次校党代会文件材料及党委(党总支)委员名单;校工会、团的工作中形成的有关计划、总结等。
2、行政类:1926年以来中山医科大学学校概览;1949年以来学校及各处室工作计划和总结;校长办公会议记录、纪要、学校改制及更名的批文以及学校有关工作的请示、批复;机构设置及干部任免文件、专业技术职务评聘材料以及教职工名册、统计表等。

3、外事类:学校在与境外高校、科技机构及个人在教育、科技、学术交流、人才交流等活动中形成的原中山医科大学的文件。主要包括举办国际学术会议的请示、报告、上级有关批件及有关教师公派、自费出国的请示、报告、上级批件;接受外国留学生的请示及批复等。

(二)教学档案类 

1、由学校编制的历年中山医科大学教育发展规划;教学改革方案、教学检查、评估、优秀教学奖、总结等。

2、中山医科大学各类招生计划及新生录取名册等。

3、学籍档案:1953-2006年医科本科学生学籍表、成绩单。

4、学位档案:1981-2001年医科硕士、博士毕业生登记表、学位证明书、学位审批表、学位论文等。

(三)财会类  

包括所有原中山医科大学历年以及两校合并后北校区的部分会计帐簿(1980~2001)、工资册(1953-2007)以及会计凭证(2000~2006)。

其中原中山医科大学会计凭证(1994-1999)、基建财会(1973-2003)、期刊中心财会(1975-2009)、卫校财会(1988-2000)、贷款办财会(1988-1993)、仪器厂财会(1990-2001)目前存东校区档案馆。

(四)出版、名人档案类

1、出版物档案主要包括由原有中山医科大学和合并后中山大学及其附属医院出版的属于医科的刊物,如《中山医科大学学报》、《家庭医生》以及各附属医院出版的《眼科学报》、《中华显微外科杂志》、《中华肾脏病杂志》、《新医学》、《中华胃肠外科杂志》、《中中国神经精神疾病杂志》、《循证医学》、《国外医学内科分册》等刊物。

2、名人档案是指陈心陶、梁伯强、陈耀真、谢志光、周寿恺、秦光煜、林树模、钟世藩、毛文书、李仕梅等著名教授的个人档案。

(五)科研档案类

1、原中山医科大学历年有关科研工作的科技统计报表、医科科研机构的设置、变动情况以及科研工作计划、工作总结等。

2、医科各类科研项目资料及获奖项目材料。

(六)基建档案类

基建档案是指由原中山医科大学以及合并后的中山大学在北校区所建造的教学、办公及生活用房过程中所形成的、并由学校基建处立卷归档的、包括有文字材料、设计资料、建筑图、结构图、水电图、管道图、竣工图、给排水图、修改补充图等方面内容的档案。

(七)仪器设备档案类

1、历年来在设备工作中形成的原中山医科大学的报告、统计表等管理性文件。

2、1994年以来原中山医科大学5万元以上仪器设备有关资料。

(八)北校区学生人事档案

 北校区学生人事档案是指国家计划内招收的在校本科生、硕士生和博士生属医科类学生的个人档案。详情见《学生人事档案服务指南》。

二、查阅手续和要求

1、查阅本单位形成的档案,需开具该单位介绍信;查阅非本单位形成的档案,开具的介绍信应写明查阅目的。

2、查阅与个人有关的教学、行政档案如学籍、学位、任职、职称等,需要凭本人有效证件(身份证、学生证或工作证)。代查除需要本人有效证件外,还需要有委托人的身份证复印件和委托书。

3、查阅科研项目档案,本项目组成员凭个人有效证件查阅。其他人员须经该项目负责人同意方可利用。

4、查阅财务凭证,凭财务处提供的凭证号查阅。

5、北校区学生人事档案查阅手续和要求见《学生人事档案服务指南》。

6、其他类别档案查阅手续和要求请阅文书档案和科技档案服务指南相应类别所列规定。