全面推进档案工作信息化:全校档案工作培训会召开

       5月6日,中山大学2016年档案工作培训会议在广州校区南校园举行,主要内容包括档案管理系统的使用和2016年度归档工作指引培训。本次培训分为上下午两场,第一场为机关和直属单位专场,第二场为学院和附属医院(单位)专场,来自全校各二级单位的档案工作联络人、档案员共300多人参加。

       为适应档案工作发展新形势的要求,结合我校“三校区、五校园”办学发展格局,实现多校区档案同质化服务,档案馆于近期正式向校内用户推出了与北京量子伟业公司合作研发的P9档案管理系统。该系统于2014年通过验收并馆内运行,2015年底再次启动对该系统的升级改造。目前除支持档案馆内部档案管理、鉴定、编研、统计等业务工作外,还建立网上立卷平台和档案利用平台,支持学校各校区、各单位档案员对本单位形成的档案进行著录、电子文件上传和在线移交等功能,实现了部门归档网上立卷和移交;同时支持学校各单位档案工作负责人和档案联络员在线利用权限范围内的档案目录及全文。档案馆信息技术部对档案管理系统的使用进行了系统讲解,并提供了详细的操作指南。

       2016年档案馆将加强对各单位长期滞留的历史档案材料的收集归档,以及人物、声像、实物等特色类档案的收集,并将携手各立卷部门,系统、完整地做好2016年归档工作,确保学校档案资源应收尽收、应归尽归。

       此次培训会议得到校内各立卷单位的支持与重视,在讨论和交流环节,大家踊跃发言,现场气氛热烈。此次培训推出的档案管理系统,将网上立卷归档工作与网上档案利用结合同时推出,不仅大大提高我校档案工作的效率,也将彻底解决各单位归档过程中,因担心档案利用不便导致归档不畅的难题。既是对传统归档和利用工作模式的创新,也意味着我校档案管理工作将插上信息化的翅膀,开启新的工作局面。

       此前于4月20日,全校档案工作负责人会议召开,档案馆向与会各单位领导介绍了我校档案工作面临的新形势,以及“十三五”期间我校档案工作的目标和规划;明确了档案馆“馆舍建设(珠海贮存馆、校史展览馆)、档案资源建设(特色档案)、档案利用平台建设、档案安全体系建设、数字档案馆建设、档案文化建设”的六大工作任务。此次注重实操的培训会议,既是我校档案工作任务的具体实践,也为落实 “一人一卷宗、一事一卷宗”的档案工作目标迈出了坚实的一步。

档案馆馆长助理许凌进行2016年归档工作指引培训▲

中山大学2016培训工作会议现场▲