中山大学原生电子档案资源建设情况汇报会成功举行

       4月12日上午,中山大学原生电子档案资源建设情况汇报会在广州校区东校园成功举行。广东省档案局技术处钟伦清处长,华南师范大学、暨南大学、华南农业大学等广州地区7所高校共30余名档案馆同仁参加了会议。

       会上,档案馆吕雅璐馆长向到会来宾表示热烈欢迎,并简要介绍了我校信息化工作体制机制、学校信息化“十三五”规划有关内容以及“十三五”档案信息化工作基本思路与建设目标;刘一凡副馆长就我校原生电子文件管理的总体思路和原生电子档案资源建设情况做了详细的报告,并提出互联网与大数据时代下原生电子档案的价值与利用前景展望;信息技术部主任李小霞进一步报告我校原生电子档案资源建设工作的实践情况,重点阐述档案馆作为全校原生电子文件归档管理的职能归口部门,在学校信息化项目立项、采购、验收环节,学校原生电子文件归档的业务设计方法,以及原生电子档案管理基础性标准、规范制定等方面所发挥的作用与取得的业绩,并演示了中山大学电子文件归档管理平台。

       报告会的内容引起了与会者的较大反响,对档案馆主动参与学校业务管理系统的建设、档案工作“后端推前端”的做法表示肯定。广东省档案局技术处钟伦清处长表示,中山大学档案馆参照国内外成熟的电子文件管理标准体系框架,在现有的国标和行标的基础上,根据学校自身特点修订和补充电子文件管理标准规范的作法值得肯定与借鉴。中国高等教育学会档案工作分会理事长、华南师范大学档案馆馆长柯友良认为,中山大学原生电子文件归档项目起点很高、比较完善,走在全省乃至全国高校的前列,值得推广,是高校学习的典范。档案信息化专家、暨南大学档案馆馆长林文兴则认为,中大档案馆在学校电子档案资源建设过程中,制定电子文件标准、规范的做法,体现了当今信息化发展的形势下,高校档案馆在电子文件转换为电子档案过程中,发挥了不可替代的作用,明晰了档案馆在信息化时代下的作用与职责。广东工业大学档案馆馆长孙丽芳、南方医科大学档案馆馆长徐建军等专家和与会者也纷纷表示,通过对中山大学档案信息化进展情况了解、认识,对新形势下档案部门的机遇和挑战、高校电子文件管理、电子文件标准制定等方面都有了启发性的认识。

       信息化与大数据时代背景条件下,我国高等教育飞速发展,给高校的档案事业带来了冲击,也带来了挑战与机遇。如何正确理解电子文件、电子档案,如何建构电子档案管理体系与制度,积极储备信息化人才队伍,主动配合学校信息化建设,成为档案信息资源建设中标准、规范的主导者,是高校档案同仁十分关注的命题,同时,也是未来高校档案工作的发展方向。中山大学档案馆紧密配合学校发展的步伐,及时配备高素质的信息化人才队伍,根据学校“大学服务中心”建设进展,适时、规范制定电子档案资源建设的标准与制度,既满足了学校信息系统的建设需要,发挥了档案馆在信息化建设的作用,又探索了在高校数字化校园背景下电子档案资源的规范建设问题,为广东省高校和全国高校的档案工作树立了榜样和作出了贡献。