档案馆关于开展2014年度归档工作的通知

档案馆关于开展2014年度归档工作的通知

        根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的有关规定,为确保我校2014年归档工作的顺利进行,请各单位将本部门2013年产生与办理的属于归档范围的各类文件资料,按时移交学校档案馆。现将有关事项通知如下:

        一、归档工作安排

        1、各单位分管档案工作领导应高度重视本单位的归档工作,根据学校档案工作部署,及时布置2014年文件材料归档工作任务,督促本部门相关岗位工作人员积极配合、认真做好应归档文件材料的收集、整理工作。

        2、各单位兼职档案人员要切实履行职责,做好本单位归档材料的收集、整理和立卷、移交工作;积极督促并指导本单位相关岗位工作人员做好归档文件的登记整理工作,填写好归档文件清单(详见附件1),作为文件移交及清点的凭证。

        3、归档时间:本学期第十一周(5月5-9日)。如有特殊情况,不能在此时间段归档的单位,请与档案馆联系,确定具体的归档时间,但最迟不能超过5月31日。

        二、归档范围

        1、2013年1月1日至12月31日期间,学校在教学、科研、党政管理、外事、基建、财务、资产与设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的各种载体文件材料。

        2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的电子文件、声像(数码照片、音频,视频)等。

        3、各单位与校外机构、个人进行合作、交流等活动中获得的各类具有保存价值的实物及省级以上的荣誉证书、奖牌、奖杯、锦旗等。

        三、归档要求

        1、学校党办、校办盖章印发的红头文件(函件),由党办、校办统一收集归档;各单位盖章印发的重要文件(函件)由各单位收集归档。归档的文件包括文件正文、附件、底稿和发文标签。未经校务系统传送的文件材料底稿应保存原始修改稿,重要材料应保存历次修改稿。

        2、涉及多个部门的文件材料,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料。

        3、各部、处延伸管理机构的文件资料,由延伸机构负责积累、并做好归档文件清单后交本部门兼职档案员汇总,统一移交学校档案馆。

        4、归档的文件材料必须是原件,复印件原则上不归档。

        5、归档的声像、实物档案须标明事由(事件)、人物、时间、地点;归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。数码照片需以光盘形式归档。所有照片(包括纸质和数码)都必须注明题名,其题名应简明概括、准确的反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素。

        6、重要请示类文件材料如已答复,须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的,以册(本)为单位移交。

        四、归档程序

        1、办理移交前,请各单位先将归档文件清单发送给档案馆相关接收人检查,检查合格后再确认档案移交进馆时间。

        2、办理移交时,交接双方凭填写好的归档文件清单与归档文件进行当面清点,按立卷归档要求进行验收,不符合要求的退回归档部门重新整改,合格后方可办理移交手续。

        3、各单位移交档案材料时须填写“档案移交目录表”(详见附件2)一式两份,移交目录须经各单位档案工作负责人审核签字并加盖单位印章以便存档。

        五、归档内容及联系方式

        归档单位相应的归档内容及移交地点、联系人、联系电话请详见下表:

        中山大学档案归档内容及联系方式

归档单位

归档内容

移交地点

接收人

业务指导联系人及电话

北校区医学部

(办公室、医学教务处、医学科学处、医院管理处)

医学教务、科研、医院管理、办公等文件

医学档案室

(北校区)

刘莉

87331576

许存芝

39332244

珠海校区管委会

珠海校区党政工作管理文件

管理利用室

(东校区)

赵丽萍

39332247

东校区管委会

东校区党政工作管理文件

各附属医院、附属学校、产业集团

年度工作计划、工作总结

各学院、直属系

年度工作计划、总结;举办国际会议及重大活动材料

各学历层次学生毕业合影(需配套提供照片上按顺序标注的学员名单)

监督指导室(东校区)

陆炜斌

39336326

党委办公室、组织部、宣传部、纪委、统战部、学生工作部、工会、团委、武装部、离退休处

有关党务工作、组织、宣传教育、统战、工会、团委、学生会、武装等工作文件

管理利用室(东校区)

赵丽萍

39332247

 

声像资料(纸质照片、数码照片、视频资料)

监督指导室(东校区)

陆炜斌

39336326

 

校长办公室、校友会、人事处、监察处、审计处、保卫处、总务处、后勤集团、产业集团、网络中心、发展规划办、图书馆、档案馆、国际合作与交流处、超级计算办公室

有关收文、发文等行政管理、人事工作、监察、审计、安全保卫、总务后勤;档案、图书与文博管理;外事管理等文件;

管理利用室(东校区)

赵丽萍

39332247

许凌

39332248

人事处、组织部、附属医院人事科

教职工人事资料(工资表、考核表、干部任免、职称评审、聘任等资料)

人事档案室(南校区)

彭卓群

冉静

84112502

研究生院、教务处、学生处、招生办、就业指导中心、高等继续教育学院

有关教学管理、学科与实验室建设、招生、学生管理、课堂教学与教学实践、学位工作、毕业生及教材等教学工作文件

管理利用室(东校区)

刘惠源

39332249

科技发展研究院、社科处、高等教育研究所

有关科研综合管理、科研课题审批、执行、鉴定、报奖、转让或推广应用等各阶段形成的项目文件

管理利用室(东校区)

彭洁

39333210

基建处、房地产管理处;北校区基建办;东校区后勤办、基建办;珠海校区后勤办、基建办

有关我校基建管理;基建项目从论证、报建批复、施工、竣工验收、预结算审计等成套工程资料

管理利用室(东校区)

崔秦睿

39332245

设备与实验室管理处、招投标管理中心

有关仪器设备管理、购置认证、招标采购、免税、验收等文件

管理利用室(东校区)

谢蓉

39333210

     

财务处

财务管理文件、财务年度预算、决算报表、工资发放名册等财会类文件

管理利用室(东校区)

出版社;学报、校报、期刊编辑部

我校自行编辑出版的学报、校报、期刊及出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等

管理利用室(东校区)

朱志奇

39332247

各单位

与校外机构、个人进行合作、交流等活动中获得的各类具有保存价值的实物及省级以上的荣誉证书、奖牌、奖杯、锦旗等

办公室

(东校区)

李林悦

39332250

余瑞昆

 

 

 

 

档案馆

2014年4月11日