归档指引

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赵丽萍

归档表格

        各部门在归档的同时,需要提交《中山大学归档文件清单》、《中山大学档案移交目录表》以及《中山大学卷内备考表》共三份表格,可在附件中下载。另外对于实物档案,应提交《实物档案移交目录表》。

归档流程

   

归档要求

        归档要求参照中大档案[2014]3号文,《中山大学档案管理办法》(下称办法)中相关规定执行。以下为办法中相关规定章节摘录,办法的全部内容详见档案法规>>归档制度。

 

中山大学档案管理办法

第五章  档案的收集与归档

       第十六条 学校实施纸质档案材料和电子档案材料同步归档的管理制度。学校所属机构分管档案工作的负责人应将文件材料归档工作纳入自己的职责范围,督促检查本部门专(兼)职档案员做到每项重要的教学、科研、管理、社会服务等工作,都有完整、准确、系统的纸质文件材料和电子文件材料归档保存。

       第十七条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的归档制度。由立卷人按纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,加以系统整理,编排页号或件号,制作目录,在学校档案管理系统进行信息著录、电子文件上传,交本部门专(兼)职档案员检查后向档案馆移交。

归档范围

中山大学各门类档案归档范围及保管期限一览表

(具体表格至中大档案工作群 206271667下载)

 

一、立卷单位:党群机构

1)党委办公室档案归档范围及保管期限表

2)党委统战部档案归档范围及保管期限表

3)党委宣传部档案归档范围及保管期限表

4)党委学生工作部(学生处)档案归档范围及保管期限表

5)机关党委(分工会)档案归档范围及保管期限表

6)纪委档案归档范围及保管期限表

7)监察处档案归档范围及保管期限表

8)离退休工作处档案归档范围及保管期限表

9)审计处档案归档范围及保管期限表

10)校工会档案归档范围及保管期限表

11)校团委档案归档范围及保管期限表

12)组织部、党校档案归档范围及保管期限表

 

二、立卷单位:行政机构

1)保卫处档案归档范围及保管期限表