中山大学档案知识系列手册

        档案事业是学校事业不可分割的部分。档案真实地记录学校发展历程,保存学校历史记忆,服务学校当下工作,是学校的宝贵财富。

        为发挥档案“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的作用,广泛宣传档案知识,我们立足工作实际、面向校内外、服务公众,编写系列档案知识小册子,让更多的人了解档案、重视档案,进一步提高师生对档案的关注和有效利用,体会档案就在你身边。

        手册内容还在不断的更新中,欢迎读者对手册内容提出修改意见,邮箱:sysudag@mail.sysu.edu.cn,联系电话:020-39332248。谢谢!

 

中山大学档案馆

2015.4.18

 

 

常用术语

1、什么是兰台

        兰台,汉代宫内的档案库房,用以收藏地图、户籍等档案及图书,由御史中丞掌之。因此,后世称御史为兰台,并派官员充任兰台令史。东汉时,班固为兰台令史,受召撰史。因此,后世亦称史官为兰台。至唐高宗,改秘书省为兰台,不再是专门保管档案、图书的处所。经过两千多年的演变,现在,“兰台”一词已成为用来泛指档案保管机构和档案工作的代名词,档案工作者也就被称为“兰台人”。

2、什么是高等学校档案

        档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

        高等学校档案是指学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录。

        档案是学校的宝贵财富。档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是反映和衡量学校整体水平的一个重要标志。

3、什么是档案管理

        是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

4、什么是立卷单位

        公文实行文书处理部门立卷的制度。本校机关部、处、室,学院、直属系、所、中心,直属单位,附属医院,后勤集团,产业集团等均为立卷单位,应按照有关规定定期向档案馆移交归档。

5、什么是部门立卷

        部门立卷制度最早又称文书处理部门立卷制度。是指由承办和处理文书部门的专职或兼职文书工作人员来承担立卷工作。部门立卷是党和国家对文书工作和档案工作的一项重要规定,这一措施的实行,推动了文书工作和档案工作的发展。

6、什么是档案文件

        是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

7、什么是归档

        是指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

8、什么是全宗

        是指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。我校档案由3个全宗组成。

9、什么是档号

        是指以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

10、学校档案分为哪几类

        学校档案分为党群、行政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、出版物、外事、财会、人物、声像、产品生产与科技开发、实物、干部人事、学生人事。

 

 

法律与法规

1、什么是档案法?档案法有什么特点

        档案法是由国家制定或者认可,并以强制力保证其实施的调整档案社会关系的行为规范的总和。广义上的档案法具有三方面的特点:1)政治性;2)专业性;3)广泛性。

2、《中华人民共和国档案法》何时颁布实施

        《中华人民共和国档案法》由六届全国人大常委会第22次会议于1987年9月5日通过,并于1988年1月1日起施行。1996年7月5日,经八届全国人大常委会第20次会议通过修改,并公布施行。

3、档案法有什么作用

        1)是管理我国档案事业的法律依据;

        2)是有效保护档案财富、开发档案资源的有效武器;

        3)是公民、法人及其他各种组织从事档案事务的行为准则;

        4)是公民维护档案权利、履行档案义务的法律保障。

4、依照《档案法》规定,机关、团体、企业及单位和其他组织的档案机构应履行的职责是什么

        1)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策,建立、健全本单位的档案工作规章制度;

        2)指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作;

        3)统一管理本单位的档案,并按照规定向有关档案馆移交档案;

        4)监督、指导所属机构的档案工作。

5、档案法律、法规的类型有几种

        有档案法律、行政法规、地方性法规及规章四种类型。

6、《档案法》所称的档案概念是什么

        它是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

7、《档案法》规定公民在档案事务方面有哪些权利和义务

        《档案法》规定公民在档案事务方面享有广泛的权利,这些权利主要分为五类:

        1)公民享有占有、使用和处理属于自己所有档案的权利;

        2)公民有依照规定利用国家档案的权利;

        3)公民享有公布自己所有档案的权利;

        4)向国家捐赠、寄存具有国家和社会保存价值或者应当保密的档案所有者;

        5)公民享有隐私权。

        《档案法》规定公民在档案事务方面的义务主要分为两类:

        1)公民有保护档案的义务。《档案法》第3条规定:“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企事业单位和公民都有保护档案的义务”。

        2)公民有接受国家档案行政管理部门采取保护措施或者征购的义务。《档案法》第16条规定:“集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,档案所有者应当妥善保管”。

8、需要追究行政责任的档案违法行为有哪些

        需要追究行政责任的档案违法行为主要有:

        1)将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的;

        2)拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的;

        3)违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的;

        4)不按照国家规定开放档案的;

        5)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

        6)档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的。

 

 

机构与职责

1、什么是综合档案馆?什么是专门档案馆

        综合档案馆即中央和地方的国家档案馆,是集中保存、管理档案的文化事业机构。专门档案馆是指收藏某一方面、某一专业或某种载体形态档案的事业机构。如中国人民解放军档案馆、中国电影资料馆、中国现代文学馆、气象档案馆和城建档案馆等。

2、高等学校档案馆的性质是什么

        高等学校档案馆属事业单位档案馆。它既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久存放和提供利用本校档案的科学文化事业机构。由校长直接领导。

3、学校档案馆的主要职责是什么

        1)贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

        2)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

        3)负责接收(征集)、审核、整理入库、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

        4)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

        5)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

        6)开展档案的开放和利用工作;

        7)开展学校档案工作人员的业务培训;

        8)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

        9)开展国内外档案学术研究和交流活动;

        10)完成学校领导交办的其他任务。

4、档案管理网络构成要素有哪些

        有学校档案工作委员会、分管校领导、档案馆、各单位分管档案工作负责人、各单位主要联络人、各单位档案员等。

5、分管档案工作的校领导职责是什么

        1)贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和上级的指示、决定;

        2)加强对学校档案工作的领导,把档案工作纳入学校的整体发展规划,列入学校议事日程,纳入学校工作计划和工作总结,纳入学校管理制度,纳入各部门分管档案工作负责人的职责,督促分管部门按上级和学校综合档案馆的要求做好应做的工作;

        3)关心档案工作和档案馆的建设,从人力、财力、物力上给予支持,及时解决工作中的重大问题和困难,逐步改善工作条件,使档案工作与学校的各项工作协调发展。

6、部门档案工作负责人的职责是什么

        1)组织本部门人员学习党和国家关于档案工作的法律法规和方针政策,执行学校档案工作规章制度;

        2)配备具有较好政治、业务素质的部门档案员,并保持相对稳定,将立卷归档工作作为检查、考核其工作业绩的重要依据;

        3)督促本单位工作人员注意平时文件材料的形成积累,积极配合档案员的归档工作;

        4)监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收的全过程;

        5)负责本单位档案材料的安全和管理工作,协助学校档案馆对本单位形成的已到保管期限的档案进行鉴定工作。

7、部门档案员的职责是什么

        1)贯彻落实国家关于档案工作的法律法规、方针政策和本校有关规定,制定本部门档案工作计划;

        2)做好本部门文件材料的收集工作,坚持平时预立卷。

        3)将需要归档的文件组卷装订,做到合乎要求、编目清楚、标题准确、装订整齐,相应的信息录入档案管理系统,信息完整、著录规范、并及时向档案馆移交;

        4)做好本部门文件材料的分类、组卷、编目、登记、保管、利用等工作;

        5)加强与档案馆的联系,积极提出改进工作的意见和建议;

        6)及时向本单位档案工作负责人汇报工作,本单位有关工作人员工作变动时,要督促其做好文件材料的交接工作。

8、部门立卷的具体要求是什么

        1)学校各部门要有分管档案工作的负责人,同时确定责任心强、工作认真的同志做部门档案员,具体承担本部门档案的收集、整理和归档工作。

        2)各教学培养单位要有专门领导分管教学档案工作;研究生秘书、教学秘书分别负责本单位教学档案的归档工作。

        3)科研、基建项目负责人在项目立项时,就要指定专人负责日常工作中各类文件材料的收集、积累、保管和归档工作。

        4)学校档案馆负责对全校各部门的归档工作进行指导、监督,并对归档案卷质量进行检查、验收。

 

 

收集与积累

1、文件材料的归档是如何分工的

        总的分工是,文件材料的整理归档由文件材料形成部门或文书处理部门负责。具体分工是:

        1)学校在党群、行政、教学、科研产品生产和科技开发、基建、仪器设备、出版、外事等各类管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料和实物(包括相应必要的电子文件),由相应的部门按职责分工负责归口归档。

        2)上级和所在地市级来文,全校性、综合性的党群部分由学校党委办公室负责归档,行政部分由校长办公室负责归档;专业性的或具体业务性的按职能划分,由各承办处级建制部门负责归档。

        3)需要两个及以上部门办理的文件,由主办部门负责归档,协助部门配合提供相应资料。

        4)以党委和学校名义的发文,由党办、校办分别归档;以各部门名义的发文,由各部门归档。

        5)各部门向党委、学校的请示、报告正文及相应的批复、批件的原件、底稿,由呈报部门归档。

        6)各临时机构、撤消机构形成的文件材料,应在机构撤消前做好整理工作,移交学校档案馆保存,任何人不得擅自带走或销毁。

        7)重要的人民来信来访材料,由承办部门归档。

2、归档范围

        反映本校主要职能活动和基本历史面貌的,对本校工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;本校各项工作中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;需要贯彻执行的上级、同级的文件材料;下级报送的重要文件材料;其他对本校工作具有查考价值的文件材料,均属归档范围。

3、声像档案包括哪些载体

        包括:照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。

 

 

档案整理

1、归档文件整理步骤有哪些

        可大致分为12个步骤:1.收集;2.分类;3. 划分保管期限;4.定件及编制件内页码;5.按件装订;6.排序;7.盖档号章;8.编目;9.电子文件上传;10.填写备考表;11.装盒;12.移交。

2、文书档案单份文件整理方法

        取消文书档案的“案卷”概念,改“卷”为“件”,实行按文件级管理,即以“件”为单位进行归档文件整理。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复印件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件。

3、文件分类方法是什么

        文件分类方法有多种,我校确定为复式分类法,即“年度—机构(问题)—保管期限”。

4、如何划分全宗号

        中山大学全宗有3个:

        1——原中山大学

        2——原中山医科大学

        3——中山大学(2001年10月与中山医科大学合校后)

5、如何填写档号章

        每件档案都要盖档号章,该章要加盖在每件归档文件首页右上方的空白位置。档号章内包括全宗号、保管期限、机构、档号、件号、页数等项目。

6、怎样装订

        归档文件材料整理完毕后需要用符合档案保护要求的装订材料重新进行装订。学校采用人工线装的方式进行装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后;批复在前,请示在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

        要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装订用三孔一线,不装订的案卷,应按标准用细线逐件装订。

7、怎样编页号

        1)按卷整理的档案如何编页号

        按卷装订的案卷,卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧下角编页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料右上方加盖档号章,并逐项填写。

        2)按件整理的档案如何编页号

        按件装订的档案,只需在没有页码(单页除外)的非装订线一侧下角补充编制页码,敲连续页码,并在每件文件首页的右上角空白位置,盖档号章,在档号章页数一栏填写合并计算的总页数。

8、怎样编目与装盒

        编目即按照分类和排列的结果逐件或逐卷编制目录,要求系统、全面地揭示归档文件的全貌,并按照规定的要求和表格录入计算机。归档文件目录的项目有:件号、责任者、文号、题名、附件、日期、页数、备注等8项,具体填写方法按照学校档案馆工作人员的指导要求进行。

        装盒包括将归档文件按件号或卷号顺序装入档案盒,同时装入归档目录和备考表,并按上述有关要求编制档案盒脊项目等内容。一般情况下应做到三不装:即不同形成年代、不同保管年限、不同机构(问题)不装入同一盒。

9、如何确定跨年度的文件材料的时间

        跨年度的会议文件材料归在闭幕年;跨年度的案件材料,归入结案年;跨年度的请示与批复,归入批复年;回顾纪念性文件,归在定稿年或发表年;法规性文件归入公布年;跨年度的计划归在开始年;跨年度的总结归在最后一年。“评估办”等临时性机构的文件材料,归在工作结束年。

10、如何确定具有多个时间特征的文件材料的时间

        一份文件往往具有几个时间特征,包括成文时间、签发时间、批准时间、会议通过时间、公布时间、发文和收文时间等。现统一规定以文件的签发日期或落款日期为准,改变了原来针对年度的做法。合同、协议以签署时间为准。对于计划、规划、预算、决算以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件现统一规定按文件签发日期或落款日期判定文件所属年度。对于几份文件作为一“件”的日期统一规定按装订时排在前面的文件的时间为准。如,正本和定稿为一件,以正本为准;来文与复文为一件,以复文为准。

 

 

归档与移交

1、我校归档时间是什么

        归档时间分为按自然年度归档、按教学年度归档和按项目完成时间归档三种情况。我校的具体规定是:党群和行政档案在次年5月底前归档;教学档案在教学年度完成后的三个月内(自然年度的十月)归档;重要会议、重大活动等专题性文件材料在会议或活动结束后两个月内归档;科研、基建、仪器设备等成套性文件材料在项目完成通过鉴定、验收后的两个月内归档。

2、实物档案归档时间是什么

        奖品类实物档案一般于获奖后两个月之内向档案馆移交;印章、字画、礼品等实物档案一般在形成或发生一个月之内向档案馆移交。对形状、质地特殊不能移交档案馆保存的实物档案和需要由部门陈列、张挂的实物档案,经主管校领导同意,由档案馆统一登记编号方可由发生或形成部门存放,或另选场所存放。

3、移交档案的质量要求是什么

        1)文件材料是否齐全、完整,是否缺份、缺页。

        2)有无不属归档范围的文件材料,有无相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。

        3)多卷文件材料分装是否合理,保存期限是否一致。

        4)文件材料是否准确可靠:发文有否领导签字、单位盖章,内容是否与底稿一致;是否原件;表格是否署名、标明日期;事情发生变更时是否有相应的记载材料。

        5)字迹是否有利于档案保存,图文是否清楚;有无破损、霉变隐患。

        6)须经部门档案工作负责人签字。

4、什么是逻辑归档

        逻辑归档是指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

5、什么是物理归档

        物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。进行物理归档的要求是:

        1)把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。对于压缩电子文件,则应在解压后再制作拷贝。

        2)采用合适的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、移动硬盘、U盘等。不能用软磁盘作为归档电子文件定期保存的载体。

        3)存储电子文件的载体或装具上应贴有标签,标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等,归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

        4)特殊格式的电子文件,应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

        5)将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附《归档电子文件登记表》。归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页,以件为单位填写续页。

        6)对需要定期保存的电子文件,应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。

        7)归档完毕,电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

6、档案移交应办理哪些手续

        移交档案必须办理交接手续,填写档案移交目录表及归档文件清单。

        档案移交目录表一式两份,写明档号、材料题名、时间、纸质材料数量、电子文件数量、密级、保管期限、移交时间等,交接双方签名盖章后,各执一份备查。

        归档文件清单一式一份与归档材料放在一起,写明每份文件的文号、责任者、文件题名、附件题名、文件时间、页数(或页号)等。

7、部门立卷归档流程

8、实物类档案的归档要求是哪些

        1)实物类档案由发生或形成部门负责收集和清理,并编制清单和说明性文字材料。

        2)奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

        3)印章归档时应附印模一式两份。

        4)字画和礼品归档时应附清单及说明,内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。