综合类档案利用制度

        文书档案 

        文书档案包括两校合并( 2001年)前原中山大学以及两校合并后中山大学的教学、党群、行政、外事、上级文件、人物、出版、财会和声像等类档案(两校合并后的部分财会、教学档案及医科出版类档案归为医科档案类,见医科档案服务指南)。各类档案包括的内容及查阅手续和查阅要求分列如下:

一、教学档案

(一)查阅内容

1、硕士、博士研究生录取审批表、学位评审材料。

2、全日制本、专科生录取新生审批表、学籍、成绩和毕业证、学位证签领表。

3、成人教育及远程教育本、专科生招生录取名册、学籍、成绩和毕业证签领表。

4、我校在教学管理和教学实践活动过程中形成的关于综合管理、招生录取、学籍管理、毕业生工作、奖惩等方面的文件材料。

5、查阅1949年建国以前的学籍档案请到广东省档案馆查询。

(二)查阅流程

1、查档基本流程:工作人员查验证件及接收材料→检索档案→库房调卷→复印盖章→利用登记→收费→领取材料。

(三)查阅原则、手续、要求

1、不接受电话查询,只接受来人、来函的方式查询、利用教学档案。

2、国内请持二代身份证原件,华侨持护照,公检法部门人员还需持警官证等备查。

3、校内单位利用教学档案,查档者须携带单位公函及身份证/校园卡。

4、国内利用与本人相关的学籍档案,需持本人二代身份证原件及复印件,并在身份证复印件上写明:入学年份、高考生源地(省)、毕业年份、专业名称,如有转专业、曾用名等其他特殊情况,请一一列明。

5、如本人无法到馆须委托他人代为办理,代办人须携双方身份证复印件、代办人身份证原件、委托函(委托函格式)。成人教育毕业生查阅个人学籍档案还须持有毕业证。

6、校外单位或公司查证学历/学位/成绩,须备有介绍信或查档函、查证项目相关复印件、邮局汇款回执等,再予以查询。邮政汇款收款人地址:广东省广州市大学城外环东路132号中山大学档案馆,收款人:中山大学档案馆,邮编:510006,附言一栏要填被查人的姓名。

7、核实学历/学位/成绩情况,一般从收到函件起三至五个工作日回复,加急件则在两个工作日内回复。

(四)港、澳、台及境外机构查阅学籍档案

    港、澳、台及境外机构查阅本校学籍档案,需委托教育部学位认证中心进行查询,请查看《境外机构申请学位与文凭教育认证服务指引》。

 

二、党群、行政、外事和上级文件类

(一)查阅内容

1、党群档案主要包括学校党办、纪委、组织部、宣传部、统战部、工会、团委等党委部门在每年日常工作中产生的需永久、长期保存的文件。

2、行政档案主要包括学校校办、人事处、审计处、保卫处、总务处、后勤集团、图书馆、档案馆等行政部门在每年日常工作中产生的需永久、长期保存的文件,还包括部分院、系、所等单位在日常工作中形成的需归档的综合性文件。

3、外事档案是学校在与境外高校、科技机构及个人在教育、科技、学术交流、人才交流等活动中形成的文件。主要包括举办国际学术会议的请示、报告、上级有关批件及有关教师公派、自费出国的请示、报告、上级批件以及接受外国留学生的请示及批复等。

4、上级文件主要指由学校党办、校办及其有关职能部门移交的中共中央、国务院、国家部、委、办、局文件以及教育部、广东省和广州市的各类文件。

(二)查阅手续

1、校内人员利用党群、行政、外事和上级文件等门类档案,须持有单位介绍信和本人有效证件。部分未公开档案的利用,还须有档案形成部门的书面意见。

2、校外人员利用党群、行政、外事和上级文件类等门类档案,除要持有单位介绍信和本人有效证件外,还须征得学校有关部门同意并办理相关手续。

 

三、人物档案

(一)查阅内容

人物档案主要是我校1996年之前去世的教工以及部分早期离校及退休人员的个人档案。

(二)查阅手续

1、人物档案利用者主要是学校各单位人事工作的主管领导和责任人。其他人员因工作需要利用人物档案,须持有单位介绍信,并要求利用者的身份是中共党员。

2、校外人员利用人物档案,须持个人有效证件和本人所在单位介绍信,还须征得学校有关部门同意并办理相关手续。

 

四、出版类

(一)查阅内容

出版物档案主要包括由原中山大学和合并后中山大学出版的综合性刊物(医科类出版刊物见医科类档案)。如《中山大学学报》、《中山大学校报》、《东南亚学刊》、《中山大学研究生学刊》、《中山大学高教研究》等刊物.

(二)查阅手续

1、校内人员出版档案须持有单位介绍信和本人有效证件。

2、校外人员出版档案,除要持有单位介绍信和本人有效证件外,还须征得学校有关部门同意并办理相关手续。

 

五、财会档案

(一)查阅内容

1、原中山大学及合并后中山大学南校区财会档案:综合管理(1993-2009)、报表(1951-2006)、账本(1985-2006)、凭证(1993-2006)工资册(1951-2006)。

2、存东校区的原中山医科大学财会档案:会计凭证(1994-1999)、基建财会(1973-2003)、期刊中心财会(1975-2009)、卫校财会(1988-2000)、贷款办财会(1988-1993)、仪器厂财会(1990-2001)。

(二)查阅手续

1、利用财会档案,须持书面证明及本人有效身份证。证明的内容包括查阅目的、查阅人姓名,并经本校财务与国资管理处同意盖章。

2、财会档案原则不对个人提供利用,如确有特殊需要,由本人所在

单位开具证明,并经学校财务处同意后方可查阅。

3、大批量复制财会档案,需自备相机拍摄并返原单位打印。

 

六、照片档案

(一)查阅内容

         现有馆藏照片档案主要有纸质照片、数码照片两大载体。反映了原中山大学、原中山医科大学以及两校合并后新中山大学自成立以来在教学、科研、管理等方面以及历届校党政领导、知名专家学者活动等情况。照片还包括了学校实验室建设、学科建设、校园风光、科研成果、各种表彰、各时期政治运动、各种外事活动、毕业典礼、校友活动等大型活动以及历届毕业生等内容。档案馆还保存着一批旧岭南大学的照片(中山大学南校区校址是原岭南大学的校址),重现了历史悠久的康乐园初始的红楼建筑风貌和早期美丽的校园景观,记录了旧岭南大学时期的历史知名人物和重大历史事件等。

(二)查阅手续

1、校内人员利用声像档案,须持有单位介绍信和本人有效证件。部分声像档案的利用,还须有档案形成部门的书面意见。

2、校外人员利用声像档案,除要持有单位介绍信和本人有效证件外,还须征得学校有关部门同意并办理相关手续。

 

七、文书档案查阅要求

(一)阅读档案时不得涂改、勾画、画圈、眉批、拆抽、拆卷、增删、抽页、剪裁或污损档案。对损坏档案者,档案馆有权依法视情节轻重予以处理。

(二)档案查阅完毕即归还,不得转借他人,并按规定履行登记手续。

(三)查阅者摘抄、复印、复制档案,须经档案馆工作人员同意。

(四)档案利用者负有保密义务,不得将档案复制品转让他人,不得擅自公布档案信息。否则,将承担一切经济及法律责任。

(五)文书档案原件一般不外借,只能在本馆查阅、复印或扫描。

 

科技档案 

         科技档案包括两校合并(2001年)前原中山大学科研、基建、设备和产品类档案。两校合并后,除医科科研档案外,其余社科类和自然科学类的科研档案、学校在南校区、东校区和珠海校区建造的教学、办公及生活用房所形成的基建档案以及设备档案和产品档案,均属科技档案类。各类档案包括的内容及查阅手续和查阅要求分列如下:

一、科学研究类档案(简称科研档案) 

(一)查阅内容 

1、历年来上报广东省市、国家教育部等关于我校科技统计年报表、申请社团登记的请示批复;我校科研机构成立及人员任免通知;科研管理工作计划、总结。

2、科技处、社科处在科研管理过程中产生的有关科研项目及课题的材料,即国家自然科学基金、广东省基金、广州市基金、博士点基金等各类纵向基金与横向基金的申请、立项通知、合同、计划进展情况、项目结题等材料。

3、历年来我校科研项目荣获的省部级以上的各类奖项,从1978年荣获全国科学大会奖开始至今的所有省部级以上奖状原件(集体奖状)。

4、历年来是我校教师申请获得专利的专利档案,包括专利证书原件。

5、军工项目保密档案。 

(二)查阅手续

(1)利用者持本人证件或单位介绍信,可查阅科研综合管理性文件。

(2)项目负责人或参与人凭个人身份证、工作证等有效证件;可查阅利用本人主持或参与的项目档案;其他人员须经项目负责人同意方可利用项目档案。

 

二、基本建设类档案(简称基建档案)

基建档案包括学校在南校区、东校区和珠海校区建造的教学、办公及生活用房过程中形成的档案。

(一)查阅内容 

1、历年来上报广东省市、国家教育部等关于我校基建统计年报表;基建处、房地产管理处在工作中形成与办理的各类基本建设管理综合性文件。

2、中山大学{南校区(原中山大学)、东校区(大学城)、珠海校区}各教学用房、生活用房及辅助用房在报建、勘察、设计、施工、竣工验收等整个过程中,围绕建筑单项工程所形成的基建项目档案(包括:建筑、结构、给排水、电气安装等专业竣工图)。

3、历年来中山大学校园规划图、各类管网线图(包括:给排水图、网络光纤布线图、煤气管线图)、公用房屋房地产权证明书、基建会计账本、会计凭证。 

(二)查阅手续

1、利用者持本人身份证、工作证等有效证件和单位介绍信,可查阅基建综合管理性文件。

2、归档单位或建筑物使用单位凭单位介绍信和个人有效证件查基建项目档案。

3、产权所有人因装修等需要利用所居住房屋建筑、结构等专业图纸,凭产权证方可利用。

 

三、仪器设备类档案(简称设备档案)

(一)查阅内容

1、历年来我校设备管理工作中形成的报告、总结、统计表等管理性文件材料。

2、大型仪器设备购置可行性研究、购置合同、科教用品进口免税资料、仪器发挥效益情况、报废申请。

3、2003年以来我校10万元以上仪器设备招投标资料、20万元以上基本建设工程(含改建、扩建、装修、修缮)招投标资料。

 (二)查阅手续 

1、利用者持本人身份证、工作证等有效证件和单位介绍信,可查阅设备综合管理性文件。

2、仪器设备购置单位查询仪器设备论证与采购等管理资料,凭单位介绍信和个人有效证件查询。

 

四、产品生产与科技开发类档案(简称产品档案)

(一)查阅内容

1、原中山大学企管委、校办工厂等移交有关产品生产与科技开发综合管理、销售管理和产品项目的文件。

2、原中山大学校办产业工厂、食品设备厂、科仪厂等移交会计报表、财务凭证。

(二)查阅手续

1、利用者持本人身份证、工作证等有效证件和单位介绍信,可查阅设备综合管理性文件。

2、查询产品项目档案凭本人有效证件和单位介绍信,并经产品所有权单位责任人同意方可利用。

 

 五、科技档案查阅要求

(一)科研奖状档案原件一律不外借,只能在本馆查阅、复印或扫描。

(二)专利档案中的专利证书原件一般不外借,只能在本馆查阅、复印或扫描。

(三)军工项目保密档案,仅限项目负责人及可知悉范围人员查阅。可知悉范围人员须凭经项目负责人同意,及保密办签批的《保密档案利用审批表》及个人有效证件方可利用。

(四)基建项目档案一般为学校的改扩建、修缮等工程项目提供利用,一般只能在本馆查阅、复印,原件一律不外借。

(五)图纸类因特殊需要外借的,须经室主任批准,报馆领导审批方能外借。