中山大学档案馆档案利用实施细则
第一章 馆藏档案利用通则
第一条 为规范馆藏档案的利用，根据《中山大学档案管理规定》，制定本实施细则。
第二条 本细则所规范的档案利用，是指通过阅览、复制和摘录等形式，依法依规利用各类档案的行为，若未特别说明，均指到馆利用。在保障档案信息安全、可控的前提下，归档单位可申请通过校园网利用本单位归档的档案。
第三条 馆藏档案的利用，根据档案的门类、内容、密级，规定不同的利用权限、范围和审批手续。
第四条 馆藏档案原件一般不借出。为了保护馆藏档案，已数字化档案的原件一般不提供利用。工作需要确需借出档案原件，须经所在单位、所借档案立卷归档单位和档案馆审核，并经主管校领导审批同意，方可办理借出手续。
第五条 针对一次档案利用申请，同一档案资料只提供一份复制件，并加盖中山大学档案专用章。
第六条 利用者在著作、展览、影像中引用馆藏档案资料内容时，应注明来源和出处。
第七条 利用馆藏档案者须履行登记手续。
第二章 馆藏档案的门类
第八条 档案馆馆藏中山大学及其前身院校档案，包括：党群、行政、教学、科研、基本建设、财会、学院、学生、外事、设备、产品、出版、人物、实物、声像、专题、保密等类。
（一）党群类：主要包括学校党委、纪委、组织、宣传、工会、统战等党群部门的各种会议文件、会议记录及纪要、工作计划、总结等；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；各行政部门的规章制度、计划、总结等；上级机关与学校关于人才培养、科学研究、人事人才、发展规划、学科建设、综合改革、信息化建设等方面的文件材料。
（三）教学类：主要包括学校教学综合管理、学科与教学实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作（含学位论文）、毕业生工作、教材等方面的文件材料。
（四）科研类：主要包括学校科研项目、基地平台、科研奖励、知识产权等管理等过程中产生的具有保存价值的文字、图表等各种形式的历史记录以及实践活动中形成的文件材料。
（五）基本建设类：主要包括在我校范围内进行勘察、规划、建设（新建、扩建、改建和修缮）及管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、报表等各种载体的文件材料，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图等。
（六）财会类：主要包括学校财务工作管理和会计核算活动中形成的，有关财务综合管理、会计凭证、会计账簿、财务会计报告、工资清册等方面的资料。
（七）学院类：主要包学校各学院、直属系、所、中心在各项活动中形成的有保存价值的文件材料。
（八）学生类：主要包括学校在学生管理、社团活动、研究生会、学生会、学生活动中形成的文件材料。
（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十）仪器设备类：主要包括学校仪器设备工作管理和仪器设备申购、接收、使用、维修等各环节形成的文件材料；实验室管理材料；执行学校统一采购的工程、货物与服务项目等的文件材料。
（十一）产品生产类：主要包括学校产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
（十二）出版物类：主要包括学校自行编辑出版发行的学报、校报、学术刊物及本学校出版社管理及出版活动中形成的文件材料。
（十三）人物类：主要包括校内个人及校友在其个人成长过程的不同阶段、不同年龄期有代表性的政绩、业绩、发明创造和科研成果、生平、先进事迹等各种载体形式的材料。主要归档对象为历任校领导；院士、在某学科领域有较深造诣和突出成就的专家、学者；历届全国党代会、人代会代表，政协委员；省部级以上劳动模范；受到国家表彰的各类有突出贡献的人员；在全国和世界范围内具有重要影响、成绩卓著的校友等等。
（十四）实物类：主要包括学校或个人在各项活动中形成的有保存价值、纪念意义、收藏价值的物品、模具、题词、字画、赠言手迹等。
（十五）声像类：主要包括学校各项工作和重要活动中形成的或校外单位形成的与本校有关的具有保存价值的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、音像光盘、电子文件等不同载体的声像材料以及其相配套的文字材料。
（十六）专题类：主要指学校在各种重大活动（事件）中直接形成的、具有保存价值的各种载体的文件材料。
（十七）保密类：主要包括校外来文的涉密文件以及我校在各项工作中形成的、并按照《中山大学定密工作管理办法》确定为国家秘密的文件、样品、图纸等材料。
第三章 各门类馆藏档案的利用
第九条 党群、行政类档案，仅向校内提供利用；除有“主动公开”标识的，不对个人提供利用。
（一）校级会议记录、校级会议纪要、校级会议备忘录及二级单位形成的会议记录、纪要、备忘录，仅对校内各单位提供利用。
归档单位的利用，须提供本单位介绍信及经办人有效身份证明；非归档单位的利用，其介绍信另须归档单位审核同意并签章。
非归档单位利用校级会议记录，党委常委会会议记录须经学校党委书记、校长办公会议记录须经校长审核同意并签章。
（二）专案材料、人员处分档案或者组织、人事、审计方面的档案，仅对校内各单位提供利用，须提供归档单位主管领导签章的介绍信及经办人有效身份证明。
（三）公文的利用，文件流转涉及单位须提供本单位介绍信及经办人有效身份证明；非流转涉及单位的利用，其介绍信另须加具归档单位同意利用的意见。
第十条 教学类档案，仅向校内各单位提供利用；除校友可利用与本人有关的教学档案外，不向个人提供利用。
（一）校内各单位利用教学档案，须提供本单位介绍信及经办人有效身份证明。
（二）校友到馆利用与本人有关的教学档案，须提供有效身份证明原件及复印件。
（三）校友委托他人代为利用与本人有关的教学档案，须代办人提供双方有效身份证明复印件、代办人有效身份证明原件、教学档案利用委托书。
第十一条 科研类档案，仅向校内科研管理部门、纪检监察部门、审计部门、院系、课题组提供利用。
（一）课题组成员利用科研项目档案，须提供有效身份证明。
（二）非课题组成员利用科研项目档案，须提供本单位介绍信、本人有效身份证明并经该项目课题组负责人（或者经办人所在单位分管科研工作的负责人）同意。
（三）校内科研管理部门、纪检监察部门、审计部门、院系利用科研项目档案，须提供本单位介绍信及经办人有效身份证明。
（四）各院系利用本院系的科研项目档案，须提供本单位介绍信及经办人有效身份证明；利用非本院系的科研项目档案，其介绍信另须项目负责人或项目依托单位审核同意并签章。
（五）如果利用的档案涉及未公开技术，须经档案形成单位或者形成者同意，并经档案馆馆长批准。
第十二条 基本建设类档案除产权所有人外，仅向校内基建管理部门、国资管理部门、审计部门、总务部门、建筑物使用单位提供利用。
（一）校内基建管理部门、国资管理部门、审计部门、总务部门、建筑物使用单位利用基本建设类档案，须提供本单位介绍信、经办人有效身份证明。建筑物使用单位利用基本建设档案另须获得总务部门同意。
（二）个人产权所有人因装修等需要利用所居住房屋建筑、结构等专业图纸，须提供基建处开具的介绍信及经办人有效身份证明。
第十三条 财会类档案仅对校内单位提供利用。
（一）归档单位利用财会档案，须提供本单位介绍信、经办人有效身份证明。
（二）非归档单位利用财会档案，须提供本单位介绍信、经办人有效身份证明，并经归档单位审核同意签章。
第十四条 国立中山大学、岭南大学档案电子副本仅向校内提供利用。
（一）校内各单位利用该类档案，须提供本单位介绍信及经办人有效身份证明。
（二）校内师生利用该类档案，可申请在校园网上利用，也可到馆利用。如网上利用，需向所在单位提出申请，由所在单位向档案馆提交公函，档案馆授权后提供利用。如到馆利用，须提供本单位介绍信及个人有效身份证明。
第十五条 学院、学生、外事类档案的利用
（一）师生利用本人的出访材料，须提供校内有效身份证明。除此之外，学院、学生、外事类档案仅向校内各单位提供利用。
（二）归档单位的利用，须提供本单位介绍信、经办人有效身份证明。
（三）非归档单位的利用，须提供本单位介绍信、经办人有效身份证明，并征得归档单位同意。
第十六条 设备、产品、出版类档案的利用
（一）设备类档案仅向归档单位、设备使用单位提供利用；产品类档案仅向归档单位提供利用；出版类档案仅向校内各单位提供利用。
（二）设备、产品类档案利用的办理人须提供本单位介绍信、经办人有效身份证明。
（三）归档单位利用出版类档案，须提供本单位介绍信、经办人有效身份证明；作者利用出版类档案，须提供本人有效身份证明；非归档单位利用出版类档案，须提供本单位介绍信、经办人有效身份证明，并征得归档单位同意。
第十七条 人物类档案的利用
（一）已故人员干部人事档案，不对个人提供利用；其它人物档案，除捐赠人及其直系亲属之外，不对个人提供利用。
（二）已故人员干部人事档案的利用，校内各单位须经本单位党组织负责人审核同意签章。外单位的利用，遵照《干部人事档案工作条例》办理。已故人员档案利用只能摘录不能复制。
（三）其它人物档案的利用，捐赠人及其直系亲属须提供经办人有效身份证明，其它利用依照捐赠约定办理。
第十八条 实物、声像、专题类档案仅向校内各单位提供利用。
（一）归档单位的利用，须提供本单位介绍信、经办人有效身份证明；作者利用出版档案，须提供个人有效身份证明。
（二）非归档单位的利用，须提供本单位介绍信、经办人有效身份证明，并征得归档单位同意。
第十九条 公安、国安、纪检、监察、审计等部门的特殊利用，需分别经学校保卫、纪检、监察、审计等职能部门同意。
第二十条 保密类档案的利用，遵照《中山大学涉密档案管理办法》办理。
第四章 纪律与责任追究
第二十一条 档案利用须严格遵守法规，不得损毁、丢失、抽取、涂改、撤换、添加，不得擅自阅览、复制、摘录、公布，不得擅自向第三方提供获取的档案信息，违者依据《中山大学档案管理规定》第二十五、二十六条进行责任追究。
第五章 附则
第二十二条 本细则由档案馆负责解释。
第二十三条 本细则经档案馆2021年9月27日第19次馆长办公会审议通过，自颁布之日起施行。
