常见问题

本部门业务办理Q&A主要为档案利用、档案收集、电子文件归档等，根据本单位规章制度及流程梳理形成，如Q&A未能解决您的问题，请查阅本部门网页相关工作指南或电话联系我们。

一、档案利用业务

1.Q（问题）：档案利用的形式、途径有哪几种？

A（回答）：档案利用有阅览、摘抄、复制三种形式。
档案利用有四个途径：
（1）USC大学服务中心在线申请；
（2）广州校区南校园513栋利用大厅办理，联系电话：020-84112295；
（3）广州校区东校园行政楼A407室办理，联系电话：020-39332249、020-39332245；
（4）如果所需要利用档案是原中山医科大学产生的，北校园永生楼7楼档案室办理，联系电话：020-87331576。

2.Q（问题）：档案利用手续如何办理？

A（回答）：根据档案的门类、内容、密级，规定不同的利用权限、范围和审批手续。

3.Q（问题）：档案原件可以申请借出档案馆吗？

A（回答）：馆藏档案原件一般不借出。因工作需要确需借出档案原件的，需书面报请主管校领导审批同意，方可办理借出手续。

4.Q（问题）：可以申请档案复制多份档案吗？

A（回答）：档案馆原则上只提供一份档案复制件。

5.Q（问题）：引用馆藏档案资料有啥要求？

A（回答）：在著作、展览、影像中引用馆藏档案资料内容时，应注明来源和出处。

6.Q（问题）：非归档单位使用学校党政会议原始记录手续如何办理？

A（回答）：非归档单位利用校级会议记录，党委的须经学校党委书记、行政的须经校长审核同意并签章。

7.Q（问题）：查学籍档案，要办理哪些手续？

A（回答）：查本人的学籍档案，请从中山大学档案馆主页——下载中心，下载《利用教学档案申请书》填写、打印，并提供二代身份证正反面复印件、毕业证、学位证彩色复印件（100%大小）。如委托他人查档，请下载《利用教学档案委托函》填写、打印，并按照备注部分要求，提供相关证书证件资料。

8.Q（问题）：研究人员利用科研档案，要办理哪些手续？

A（回答）：课题组成员利用，须提供有效身份证明。非课题组成员利用，须提供本单位介绍信、本人有效身份证明并经该项目课题组负责人（或者经办人所在单位分管科研工作的负责人）同意。

9.Q（问题）：个人人事档案缺材料，如何办理补办？

A（回答）：单位人事部门或人事档案托管机构，致函档案馆，标明缺少哪些材料，对应用哪些档案作为替代品，档案馆根据馆藏情况，提供相应档案材料的复制件。

10.Q（问题）：基建档案利用办理哪些手续？

A（回答）：基建管理部门、国资管理部门、总务部门、建筑物使用单位利用基本建设类档案，须提供本单位介绍信、经办人有效身份证明。建筑物使用单位利用基本建设档案另须获得总务部门同意。个人产权所有人利用所居住房屋基建档案，须提供基建处开具的介绍信及经办人有效身份证明。

11.Q（问题）：财会档案利用办理哪些手续？

A（回答）：档案馆主页下载空白表，向会计核算部门申请签章，档案馆邮箱sysudaly@mail.sysu.edu.cn提交电子资料，再到档案馆办理。

12.Q（问题）：国立中山大学、岭南大学档案电子副本利用办理哪些手续？

A（回答）：提供本单位介绍信（注明事由、经办人、查档人、指导老师学工号、手机号，档案利用形式、预后成果等）及个人有效身份证明。

13.Q（问题）：学院、学生、外事、设备、产品、出版类档案的利用办理哪些手续？

A（回答）：归档单位的利用，须提供本单位介绍信、经办人有效身份证明。非归档单位的利用，须提供本单位介绍信、经办人有效身份证明，并征得归档单位同意。

14.Q（问题）：校外公检法等单位利用档案应如何办理？

A（回答）：公安、国安、纪检、监察、审计等部门的特殊利用，需经学校保卫、纪检、监察、审计等职能部门同意。

15.Q（问题）：涉密档案利用应如何办理？

A（回答）：保密类档案的利用，遵照《中山大学涉密档案管理办法》办理。

档案利用相关其他常见问题

1.Q（问题）：只要和档案有关事务都到档案馆办理吗？

A（回答）：不是的。学生人事档案在学生工作部学生管理办公室查(广州校区东校园行政楼A401，电话：020-39332241、020-39332242)；教职工人事档案在人力资源管理处人事档案室查（电话：020-84112052）；户籍档案在保卫处查，这些部门的查档规定以他们答复为准。

2.Q（问题）：用人单位需要核实应聘者、单位职工的学历，应如何办理？

A（回答）：联系学信网（学历核实）或教育部学位中心（学位核实）核实毕业证书或学位证书。

3.Q（问题）：户籍留在学校，毕业分配至外地工作，现申请迁移户口，需到学校办理哪些手续？

A（回答）：请咨询学校保卫处。保卫处户证业务咨询电话：
南校园：020-84111097，北校园：020-87335154，东校园：020-39332297，珠海校区：0756-3668006。

4.Q（问题）：亲属生前是中山大学职工，现需办理亲属关系证明，应如何办理？

A（回答）：请已故亲属生前所在单位的党总支派员，携介绍信到人力资源处综合科办理。

5.Q（问题）：如何办理学历学位相关证明文书？

A（回答）：学历学位证明由学校教学主管部门（教务部、研究生院、继续教育单位）向学生出具学业情况证明文书（含学位证书、学历证书、非学历教育结业证书、学业证明书、成绩单、学籍证明等）。具体规定，可向相应部门查询。
教务部学位方面咨询电话：020-84112345，学历方面咨询电话：020-84112346。
研究生院培养办学历咨询电话：020-84111763。2003年以后毕业的研究生院有毕业证书签领数据，2003年之前毕业的，档案馆提供学籍表（或者有学号信息的档案材料），可以根据这些材料办理毕业证明书。
研究生院学位办咨询电话：020-84110432。
成教、自考、函授咨询电话：020-84115926；网络教育咨询电话：020-84114348。

二、档案归档业务

1.Q（问题）:学校各单位产生的综合档案具体的归档过程是如何？

A（回答）：（1）组建单位档案工作小组；（2）确定归档范围和保管期限表；（3）收集已经办理完毕、需要归档的文件材料；（4）分类组卷，按卷（件）整理；（5）对本单位预立卷进行初审，如有需要，可联系档案馆进行业务指导；（6）案卷和卷内文件的编目著录（指定的EXCEL格式离线著录表）；（7）把档案编目数据录入档案管理系统；（8）实体材料移交归档。

2.Q（问题）:学校各单位的归档时间是什么？

A（回答）：校内各单位按自然年度形成的文件材料，在次年六月底以前归档；按教学年度形成的文件材料，在学年度结束六个月内归档；科研项目档案在项目完成通过鉴定验收后一年内或项目执行期结束后两年内归档；基建项目档案在项目完成通过竣工验收后六个月内归档；重要重大活动档案在活动结束后一个月内归档。

3.Q（问题）:对于归档的文件材料有什么要求？

A（回答）：归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。归档的文件材料应为原件，盖章齐全。

4.Q（问题）:怎么判断哪些材料是应该归档的？

A（回答）：学校在从事招生、教学、科研、管理、社会服务等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均应收集，并立卷归档。

5.Q（问题）:文件材料的归档单位如何确定？

A（回答）：全校性、综合性的文件材料由学校党委办公室和校长办公室负责立卷归档。各单位向学校提交的请示、报告及相应批复等文件材料，由相关单位立卷归档。其余按职能部门负责相应门类的档案立卷和归档。
专业性或具体业务性的文件材料（包括党群、行政、教学、科研、基建、财会、学院、学生、外事、设备、产品、出版、人物、实物、专题、声像、保密等），由相应的材料形成单位或职能主管部门立卷归档。
立卷归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口负责，其他部门密切配合进行。

6.Q（问题）:具体的文件材料整理包括哪些步骤？

A（回答）：整理程序包括对已定卷的卷内文件进行排序、装订、编写页码、盖档号章等。

7.Q（问题）:档案在整理过程中有疑问的可以咨询哪里？

A（回答）：您可联系档案馆实体档案部，电话：020-84112282；也可在档案馆网站下载相关培训材料了解学习。

8.Q（问题）:档案移交手续具体是怎样的？

A（回答）：移交前，请致电020-39332247预约移交时间；移交时，档案馆有关人员对案卷质量进行检查，对不合格归档材料提出整改要求，移交单位根据要求整改后再移交。
立档单位填写《中山大学档案移交目录表》一式两份，签字盖章，与档案材料一起送至档案馆指定地点，与档案馆工作人员一一清点目录，完成交接手续。

9.Q（问题）:档案员所属机构撤销或合并，或工作人员岗位变动时，应该怎么归档？

A（回答）：学校所属机构撤销或合并时，原机构须指定专人负责档案的保护和移交工作，对本部门形成的所有档案材料进行清查、整理，编制好移交清册及目录，一并向学校档案馆移交。
学校各级领导和工作人员岗位变动时，须主动将本职岗位应归档的文件材料移交本单位档案员归档，做好岗位档案材料的清理交接手续，以维护学校历史记录的完整、系统。
材料整理归档过程中如有问题，应及时联系档案馆实体档案部，联系电话：020-84112282。

10.Q（问题）：学校各附属单位的档案如何管理，需移交学校档案馆吗？

A（回答）：附属医院、产业集团、地方研究院等附属单位，应设立综合档案室对本单位档案进行集中统一管理，每年定期向学校档案馆报送归档档案目录（电子版）、档案工作基本情况统计表。具体管理办法由各附属单位参照《中山大学档案管理规定》（中大档案〔2020〕1号）另行制定。

三、业务系统电子文件在线归档业务

1.Q（问题）:学校各单位业务系统归档功能需求如何确定？

A（回答）：电子文件归档是电子文件办理的重要组成环节。校内各单位根据档案法律法规，认真履行电子文件归档职责，在开发或改造本单位业务系统时，应提前与学校档案馆协商，联系档案馆数字档案部，联系电话：020-84112280，确定电子文件归档功能需求（具体可参见《中山大学电子文件归档管理实施办法》（试行）第四章），确保待归档电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。

2.Q（问题）:电子文件归档范围和档案保管期限如何确定？

A（回答）：电子文件归档范围和档案保管期限，可参照纸质文书文件材料的归档范围和档案保管期限表执行。

3.Q（问题）:电子文件归档内容如何确定？

A（回答）：同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整；电子文件内容信息与其形成时保持一致。归档内容包括：电子文件的版式文件、原格式电子文件、电子文件元数据、电子签名和电子印章等。

4.Q（问题）:电子文件归档格式有什么要求？

A（回答）：电子文件归档格式要求：电子文件在形成、办理、收集过程中可采用通用格式，在归档时须转为版式文件，版式文件格式应与国家允许的格式一致，目前可采用OFD、PDF或PDF/A格式。专用软件产生的电子文件转换成通用格式后按要求转为版式文件归档，不能转换为通用格式的，应将相应的专用软件、技术资料、操作手册等一并归档。

5.Q（问题）:电子文件的归档时间是怎样的？

A（回答）：电子文件应在办理完毕后实时或定期归档，定期归档应在第二年6月底前完成。已实现文档一体化管理的单位，推荐采取实时归档方式。